Cálculo de los costes por categorías

El cálculo de costes de ayudará a determinar de manera realista lo que costará poner en práctica tu plan operacional.

Cuando lleves a cabo tus planes , necesitarás utilizar una amplia serie de aportaciones. Estas aportaciones incluyen a personas, información, equipamiento y destrezas.La mayoría de ellas implicarán un coste añadido, que es el que ha de ser calculado para desarrollar un presupuesto. 

Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente manera.

1. Te ayuda a desarrollar un presupuesto preciso.
2. Te ayuda a seguir y controlar el coste real resultante de las actividades.

Los costes que necesitas cacular están clasificados del siguiente modo:

•  Costes operacionales. Costes directos resultantes de la realización del trabajo. Por ejemplo: el coste del alquiler de las instalaciones para la celebración de actos,la impresión de una publicación, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo; también se pondrían incluir materiales, equipamiento, transportes y servicios.
• Costes organizativos (también llamados coste básicos). Costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Una vez que te hayas decidido por el mejor sistema de organización para apoyar tus planes organizativos, incurrirás en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado. Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos, pero solo consigues llevar a cabo dos de ellos, aún tendrás que pagar el alquiler de los otros espacios, si has contratado a una recepcionista, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios.
• Costes de empleo de personal. Costes de tu personal básico, como son los participantes de la administración, las personas que realizan el trabajo transversal de proyectos (este tipo de costes se pueden categorizar dentro de "costes organizativos" ). Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables.
• Costes de inversión.  Costes para grandes "inversiones" que, mientras sean necesarias debido al proyecto, permanecerán como capital organizativo incluso después de que acabe el proyecto. Los vehículos y equipamiento como también los ordenadores y fotocopiadoras se pueden incluir en esta categoría. Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien, solo un proyecto en particular los necesiten. Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo podrías presupuestar dentro de los costes organizativos. 

Esperando que este articulo y la información le sea de utilidad, atentamente

Pablo Paz Peña

Director de

Inversiones Eficaces

¿Qué es y cómo se usan los planes operacionales?

También conocidos como planes de acción o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto comenzará con un proceso de planificación estratégica, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel especifico de tu organización o proyecto para abordarlo. Entonces, esto se relaciona con las actividades reales que se tienen que emprender para lograr el impacto planificado. De esta manera se constituye el plan operacional que más tarde ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto hasta que sepas lo que estás planificando, pues tan solo se incurrirá en gastos operacionales cuando hagas el trabajo real. También se conocen como costes directos.

Podrías plantearte la siguiente pregunta:¿No se podría al menos preparar un presupuesto para aquellos gastos que ya se saben que van a tener lugar de todos modos - alquiler, teléfono, material de papelería - antes de iniciar una planificación estratégica?

La respuesta es "no". Tus gastos generales deberían depender de lo que pretendas hacer. Así, por ejemplo, si decides poner tu atención en las áreas rurales, puede que decidas que necesitas oficinas mucho más pequeñas en las áreas urbanas, las cuales antes han sido tu base de trabajo.

Así pues, podemos decir que tus planes operaciones afectan a los gastos generales o básicos.

El ciclo de planificación debería de tener el siguiente aspecto:

1. Preparar tus planes operacionales.
2. Evaluar los recursos que necesitarás para cumplir con las necesidades de la planificación - estimar costes.
3. Preparar un presupuesto que cubra el trabajo. Discutir, corregir y concluir el presupuesto.
4. Poner en práctica planes, controlar el impacto de ingresos y gastos - ajustar cuando sea necesario.
5. Revisar lo que has hecho en el pasado en cuento a impacto, eficacia y eficiencia.

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Pablo Paz Peña

Director de

Inversiones Eficaces

¿Quién debería de participar en la elaboración del presupuesto?

La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable.La capacidad de tu organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario. Quien quiera que elabore el presupuesto debe:

1. Comprender los valores, estrategia y planes de la organización o proyecto.
2. Comprender el significado de rentabilidad y coste - eficiente.
3. Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.

Para asegurarte de que comprendas todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto sólo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuación es comentado y discutido por todo el equipo.

Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el proceso presupuestario:

1. El director financiero y/o contable.
2. El director del proyecto y/o director de la organización o departamento.

En caso de que el persona no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su disposición un Comité de Finanzas o un Subcomité Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en la Junta con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboración del presupuesto.

El presupuesto es un asunto de cada uno de los miembros de la organización. Al final, el personal de categoría superior debe comprender el presupuesto: cómo se ha preparado , por qué es importante y cómo hay que controlarlo.

En caso de que la organización tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos, cada sucursal, región o departamento debería preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en común) dentro de un presupuesto general para la organización. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cómo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Además tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos más próximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto.

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Pablo Paz Peña

Director de

Inversiones Eficaces   

¿Cómo elaborar un presupuesto?

• Haz una lista con todos tus ingresos mensuales.
• Haz una lista con los gastos fijos de cada mes, hipoteca, electrecidad, seguro de automovil, etc.
• A continuación tienes que hacer una lista con los gastos que son variables cada mes, como por ejemplo ropa,entretenimiento, etc. Anotar todos los gastos, incluyendo los menos importantes, es una forma de ayudarte a ver como gastas du dinero, identificar los gastos que no son necesarios y dar prioridad al resto.
• Si no sabes cuales son los gastos variables (la mayoría de la gente no lo sabe), apunta todos tus gastos durante dos meses.
• Una vez hayas identificado todos tus gastos fijos y variables mensuales, compáralos con tus ingresos. Ahora puedes empezar a tomar decisiones sobre cuánto dinero quieres gastar en los gastos variables que no son necesarios.
• Si te sobra dinero del resto de tus gastos fijos y variables de tus ingresos, primero debes pagar las deudas con tipo de interés más alto que tengas. Cualquier dinero adional tras pagar tus deudas, puedes ahorralo o ponerlo a parte para algo especial.
• Si no tienes suficientes ingresos para cubrir todos tus gastos puedes utilizar la información de tu presupuesto para decidir donde cortar gastos y ajustarte a tus posibilidades.
• La meta es asegurarte de que puedes pagar los gastos básicos.

¿Quieres una plantilla que puedas descargar para calcular tu presupuesto?

La podrás encontrar aquí y tendrás la posibilidad de descargar el documento de cálculo.

Esperando que este articulo y la información le sea de utilidad,un saludo

Pablo Paz Peña

Director de

Inversiones eficaces

Uso del presupuesto

El presupuesto es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las cuales consituye un instrumento importante como norma, utilizando como medio administrativo de deternación adecuada al capital, costes e ingresos necesarios en la organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación de la organización y ayudar en gran medida para la toma de correctivos o aclarativos. Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".

Elementos de un presupuesto

El presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Los principales elementos de un presupuesto son:

• Es un plan, quiere decir que el presupuesto exprese lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.
• Integrador indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
• Coordinador significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no será igual a la suma de las partesy creara confusión y error.
• En términos financieros manifiesta la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan maestro.
• Operaciones uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir. Está información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
• Recursos no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra básicamente con la planeación financiera, que incluye al presupuesto de efectivo y al presupuesto de adiciones de activos (inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos).
• Dentro de un periodo futuro determinado un presupuesto siempre tiene que estar en función de cierto periodo.

 De acuerdo con estudios realizados, las compañias que usan presupuestos llevan a cabo cuatro aspectos.

1. Se comprometen con el presupuesto.
2. Conectan la planeación de corto plazo con la de mediano y largo plazo.
3. Adoptan procedimientos detallados y comprensibles para realizar los presupuestos.
4. Analizan las variaciones presupuestales y toman acciones correctivas.

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Pablo Paz Peña

Director de

Inversiones Eficaces

 

Funciones de los presupuestos

Las siguientes tres funciones son las más importantes cuando hablamos en términos generales;

1.  La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Los presupuestos son útiles en la mayor parte de las organizaciones como: utilitaristas (compañías de negocios), no utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinaciones y conglomerados) y pequeñas empresas.

1.  Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismos para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia los objetivos estratégicos.
4. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
5. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal de un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
6. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
7. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desarrollo del presupuesto.

El presupuesto es una herramienta, para la planificación de las actividades, o de una acción o de un conjunto de acciones, reflejadas en cantidades monetarias. Y que determinen de manera anticipada las líneas de acción se seguirán en el transcurso de un periodo determinado.

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Pablo Paz Peña 

Director de

Inversiones Eficaces

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es el cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulán por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos)

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio, sistema total de administracción empresarial.

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Pablo Paz Peña
Director de
Inversiones Eficaces